[GTD]2007年6月 twhsi時間管理健身房

twhsi

55/100 時間管理健身房 5.26研討會後心得


5/26的GTD研討會﹐讓我的GTD功力也進步了一些﹐為了讓自己講解的GTD能夠盡量套用在所有人的身上。我也有機會重新思考了我的系統﹐並提出一些新的想法。以下是我課前課後思考後的心得﹐也請多多指教。

（1）行動提示系統
在準備研討會的過程中﹐我讀了很多次DAVID ALLEN的另外一本著作"Ready for anything"﹐我發現他屢次提到一個名詞"Reminders system"﹐意思是指當雜事加工成行動後﹐我們會產生的一堆行動提示﹐有些會放入行事曆﹐有些放入任務清單﹐有些則進入了下一步清單等。
也由"Reminders system"﹐我有了行動提示系統的想法。我目前的行動提示系統包含了任務清單及其行動﹑行事曆﹑下一步清單等子系統﹐這些行動提示﹐就可以群組織的很好。任何人都可以利用GTD的系統﹐但是每個人的行動提示系統都可以有所不同。
例如﹐EMAIL多的人﹐就可以在行動提示系統中加入一個EMAIL子系統﹐有些人電腦文字檔案的量很大（如作家等）﹐就可以加入電腦檔案的子系統﹐有些人實體文書檔案的量很大﹐也可以加入如DAVID ALLEN所提到的檔案管理系統（43FOLDERS）﹐群組成自己的行動管理系統。
這樣一來﹐不同的人可以運用同一個GTD系統﹐但是設計不同的行動提示子系統﹐這樣子就可以變成自己量身訂做的系統了。

（2）配合精力管理的每日計劃
研討會的前後﹐我注意到DAVID ALLEN提出了﹐選擇行動的四個評量標準--場合﹑時間 ﹑精力﹑輕重緩急。也讓我重新留意到精力的重要﹐後來﹐我繼續研讀精力管理這一本書﹐經過了這一個月來的閱讀及實踐﹐我發現在每天的每段時區中進行精力管理的重要。
因為GTD功力提昇後﹐其實很少會有擋住自己的問題﹐問題是自己的心態上或體力上疲倦了﹐雖然空有時間﹐但是總提不起勁來做事情。精力管理正好彌補這個空缺。
以我自己為例子﹐以前我到下午三點以後﹐總是覺得很累或是頭痛﹐也有很多同事和我反應他們會有這個問題。後來我藉由調整自己的用餐次數﹐少量多餐﹐並在下午排一個到PLAYGROUND去健走的行程﹐讓我下午的精力狀況改善很多。不僅如此﹐我更能用那些原本很累的時段﹐繼續處理棘手的任務。我最近也藉著觀察安親班的小朋友午睡﹐瞭解他們中午休息對下午學習狀況的影響﹐以後有具體成果再和大家報告。
（3）簡化的GTD系統
藉著這次研討會製作POWER POINT﹐我也架構了一個不同於DAVID ALLEN的GTD系統流程圖﹐但是演講完之後﹐我又將之更為簡化了。

裡面有四個資料庫收件匣﹑行動提示系統﹑計劃﹑晨間日記

有五個流程來管理資料庫之間的資料傳遞﹐分別是收集﹑加工及群組織﹑排程﹑檢視及回饋。
這樣子我也可以更加簡明得來敘述自己的系統﹐希望能讓更多的人來運用GTD。

結語
我發現﹐每一次我講解GTD系統﹐也讓我自己能夠對GTD系統有更進一步的瞭解﹐更是增加自己的生產力。目前﹐高雄的富爸爸·創業模擬商學苑正在和我討論八月份的公開演講事宜（預定為8/25）﹐屆時南臺灣的朋友如果有興趣﹐就可以前往參加﹐﹐我也會再公佈演講的一些詳細事宜。

修正一下：這個課程並非"完全免費"，而是要收場地費和講義費，但是我自己講師是不收費的。

延伸閱讀
48/100 時間管理健身房 兩個下一步清單
49/100 時間管理健身房 水準及垂直行動管理
50/100 時間管理健身房 行事曆
53/100 時間管理健身房 我的精力儀式及<<能量全開>>

圖文連結
臺灣
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12083756
大陸新浪
http://blog.sina.com.cn/u/59105b6b010008is

[ 本文最後由 twhsi 於 2007-6-15 06:29 編輯 ]

david-shoky

好課程,推一下~~
twhsi的分享很棒喔!!
現在也將您分享的45:15應用在工作上了

twhsi

感謝您特別由台北趕到台中來上課
那天就是您和IOWEI從台北遠道而來

45：15法則確實是很有用的工具
能夠做到時區管控，也可以讓我們家庭及工作更加平衡
我們繼續努力

twhsi

讀到一本好書，真是一件幸福的事情



最近在讀一本簡體字版的翻譯書<<結果第一>>
這本書是David Allen第二本著作<<Ready for anything>>的翻譯本
可惜的是，這本書並沒有繁體中文版
於是趁著買<<精力管理>>的時候，順便買了來



這本書不像<<Getting things done>>一樣結構嚴謹，
而是由52篇文章所組成，而且是用類似散文的語調寫成
而且翻譯的人並不大懂GTD，所以看起來有點辛苦
因為我以前就買了<<Ready for anything>>原著，
所以我還常常對照原文本來看
但是，這本書對於已經運用GTD數年系統的我，真的是一本好書
每讀幾個章節，就覺得有恍然大悟之感


這本書比較由整體的角度來講解GTD這個系統
利面充滿了運用系統時自己的心得體驗

我之前提到過的"Reminders System"就是在<<Getting things done>>沒有提及
但是在<<Ready for anything>>有許多討論
其他如任務清單、運用系統和他人的互動等議題，也有很精彩的描述，
目前我還沒有讀完全書，以後會一一配合自己的經驗
和大家分享

讀到一本好書，真是一件幸福的事情，特此為文

延伸閱讀
（台灣）
55/100 時間管理健身房 5.26研討會後心得
（大陸）
55/100 時間管理健身房 5.26研討會後心得

圖文並茂版本
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12104518
http://blog.sina.com.cn/u/59105b6b010008jt

twhsi

有什麼狀況是可以同時作小事的呢？

在台灣大學 ptt bbs 的時間管理版上
有人提出問題，下面是我的答案

引述《olleh (hello)》之銘言：
: 在大事上，專心是讓事情有效率的方式
: 在小事上，同時作是讓時間有效率的方式
: 有什麼狀況是可以同時作小事的呢？
: 請各位達人提供一些意見。

我覺得小事要依照屬性不同做批次處理，這樣子才可以很有效率
以我自己的經驗，所有的雜事都可以用這五個場合來轉變成行動

＋  自己動手做
＊  當面溝通
＆  打電話或傳簡訊
＃  思考/規劃
＠  電腦前的工作

當我遇到事情時，就把事情拆解成這五種事情的其中之一（複雜的事情，可能很多項）
並且整理在我的pda中
當我檢視時，可以把同類的事情一起做

例如
有五個要打的電話，一起打
有三件用電腦才能處理的事情，一併完成

這樣子小事情就可以處理的很有效率

twhsi

時間的確切性及行為的精確性
最近我在閱讀的<<精力管理>>已經快看完了，裡面有許多精彩的見解，其中之一，就是"時間的確切性及行為的精確性"。

這一個小章節引用了許多心理學的實驗證明，當我們確定了一件事情，會在何時及在哪一個地點被處理，會大幅增加自己去執行這件事情的機率。

例如說，有一個研究是讓一些女性下個月進行乳房自我檢查。

第一組被要求寫下要做她們預計要做乳房自行檢查的時間及地點

第二組則無須寫下這件事情，但是兩組參與人員都承諾下個月會做這件事。



研究的結果發現

第一組有接近百分之百的參與者，做了乳房自我檢查，

但是第二組則只有百分之五十三。



看了<<精力管理>>這個段落，我想到我寫過的一篇文章

如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇



我自己運用treo上的diddlebug程式已經超過三年了，每一件雜事，進入diddlebug這個收件匣後。我會在清空收件匣的階段，為這件雜事，加上要做的日期時間，並改寫成可以執行的行動及做這件事的合適場合。日積月累下來，我發現自己做事情的品質大幅度的提昇。不僅如此，對自己及別人的承諾，做到的比例也增加許多，並進而增加了自信及別人的肯定。

讀了<<精力管理>>這篇"時間的確切性及行為的精確性"，我才發現，我在不知不覺中，已經養成立刻把雜事加工成更容易被完成的狀態，並在diddlebug中，定時提醒自己，所以我完成事情的比例自然就提高許多。



我要求自己，要維持這個好的習慣，這樣的益處是，自己會能用越來越少的努力，卻能建立越來越多的好習慣。

我們一起加油。



延伸閱讀

53/100 時間管理健身房 我的精力儀式及<<能量全開>>

如何成為時間管理的黑帶高手—Diddlebug實戰篇

有什麼狀況是可以同時作小事的呢？


本文圖文連結版
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12182560

twhsi

枝微末節的事情到底重不重要?
看<<結果第一>>這本好書，看到前幾章節，David Allen常常要我們處理好枝微末節的小事，說處理好這些事情，才可以專心一志的處理當前的突發狀況及規劃未來的遠景。

枝微末節的小事，怎會會這樣，這樣子不是和20/80定律完全背道而馳嗎？20/80定律要我們專心投注於重要的事情，為什麼David Allen偏偏反其道而行，看了好幾遍<<結果第一>>，這個概念還提到好幾次，應該不是他寫錯了。



沈澱了許久，才發現David Allen是對的，20/80定律也是對的。

當我們收集了雜事之後，每一個枝微末節的小事都應該被加工處理，或是丟到垃圾桶，或者是加工成行動，否則這些事就會佔據住我們意識及潛意識層面，否則"修理輪胎"和"評估收購xx公司"在潛意識佔據了一樣的空間，反而讓我們無法行動。但是一旦這些事情被加工成行動後，這時20/80定律就派上用場，重要的事情先做，其他事情可以緩一點。這樣子做事的生產力才能增加。



<<結果第一>>裡面有許多針對時間管理的深入討論，這不過是其中一個例子，目前在GOOGLE論壇中，我和一群朋友也準備開始舉辦一個<<結果第一>>的網路讀書會(見下連結)。有興趣的朋友也歡迎一起參加。

想成立READY FOR ANYTHING的網路讀書會



延伸閱讀

讀到一本好書，真是一件幸福的事情

49/100 時間管理健身房 水平及垂直行動管理

48/100 時間管理健身房 兩個下一步清單

圖文超連結版本
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/12326247