[GTD] 分享我最近用GTD 時間管理的心得+時間管理軟體實用技巧說明

eValue

這個可能又要回到Palm初學者的老問題：
「事情到底要記在ToDo或DateBook裡？」

通常標準的回答是：
「有確定的時間，就記在DateBook，反之就記在ToDo。」

然後初學者又會問：
「那如果一件事情不太確定有確切的時間要作，或是一開始不確定，以後又確定的話，
那在ToDo跟DateBook搬來搬去很煩，每次看PDA都要查兩邊，該怎麼辦？」

再來標準的回答：
「如果不想查兩邊，那就裝Agendus/DateBK5等整合軟體，讓你一個畫面看兩邊資料。」

然後白目初學者繼續問：
「如果這件事很大條，有很多必須照順序作的執行步驟，Agendus裡不知道怎麼安排該怎麼辦？」

很累的標準回答：
「事情很大條，就算專案，可以用專案軟體來管理，例如Bonsai、Progect軟體等等。」

超白目初學者再問：
「可是有些事情不是很大也不是很小，很難決定要記在Agendus或是Bonsai耶，這樣每次還是要切換到不同軟體來觀看，而且專案一多，事情擠在一起，不知道該先做哪件事...」

忍無可忍的標準回答：
「沒辦法，PDA軟體沒有一套是萬能全包的，事情一多還是必須切換不同軟體去查詢。至於事情太多難決定哪件事先做的話，可以試試看Live Balance軟體，不過至此你已經不是初學者囉~~」

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因為自己用Life Balance的關係，所以連帶的就必須很倒楣也要買DateNotez。
過去我是把行事曆當流水日記在記，不然都覺得虛度光陰，忘記自己過去做過什麼事。
對於未來的約會或待辦事項倒是很少記在行事曆。
現在多了個不便宜的DateNotez，也想好好來寫日記，
但是這會又碰上以後這些流水日記該寫在哪邊的問題，
看個日記（包括流水記事或是心情抒發）要查看兩邊覺得很煩。
嗯~~正在看DateNotez新版本的使用手冊，很難決定該不該拿DateNotez寫日記...

D.L.懷特

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 03:22 PM:
行事曆的做法是一個封閉的物件，將時間，地點跟事件都封裝在內，比較難更動，LB的觀念把時間，跟地點由物件中提出來做為屬性，方便變動，我的觀念是認為計畫就是要變，所以我目前是使用LB。

行事曆的時間變動已經比紙本行事曆方便許多，現在許多公司行號都已經用Outlook與Lotus Note來作為群組軟體。

傳統PDA Todo List的context/日期變動也是挺方便的。

現代PDA行事曆都有彈性，允許您做大幅度的變更!

ctchiu1

生命中充滿了一些已知未發生的事件，一些未知臨時發生的事件，使用PDA的第一個是對已知要發生的事件作計畫，而對臨時發生的事也要做記錄，關於DAYNOTEZ的使用，到時請大家再來一起討論，
     時間方便，可惜地點不易變動，就5W1H的觀念，何時(TIME),  何地(PLACE)，何人(ME)，何事(事件)，何物(RESOURCE)，如何(資源轉換的過程)，都是同等重要的。

eValue

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-15 03:35 PM:
行事曆的時間變動已經比紙本行事曆方便許多，現在許多公司行號都已經用Outlook與Lotus Note來作為群組軟體。

PC上用滑鼠+鍵盤更動行事曆資料的確比較方便，
但相較於PDA小畫面，要一次更動很多待辦事項或專案子項目到不同時間區段去還是很累..

TomPDA網友有說：「Palm因為有了PMT跟Life Balance而精采。」

是啦，很多Palm友都沒在用這兩個軟體也活得好好的，不知道是不是過得精采就是了..|)

我也想找時間再來研究PMT，這跟GTD也有連帶的關連。或許以後另起主題跟GTD拼了：

[PMT] 分享我最近用PMT財務管理的心得+財務管理軟體實用技巧說明

然後加上像twhsi超大圖表以及ctchiu1超複雜的回覆，可望打敗冰小心傳奇..



[ Last edited by eValue on 2005-7-15 at 15:47 ]

ctchiu1

PC確實很方便，只不夠 "生命是我隨身攜帶的"，所以我把生命中發生的事放在我的PDA中
我也來一個提議
心智圖在我的PDA上，如何使用現有軟體來實作

D.L.懷特

如果你是主動的人，生活周遭環境又變遷迅速，那我建議您用GTD。

如果您生性比較被動，周遭環境變數不多，又比較希望別人或軟體來指導辦事的順序，那LB可以滿足您。但是LB學習門檻高。

如果您是求心安，LB可以帶來若干效果。如果您是想追求成果，那麼GTD值得您一試。

GTD是啥？請閱讀原著。

ctchiu1

冰小心傳奇，是誰?
希望這個不會太複雜，謝謝指教

D.L.懷特

Originally posted by eValue at 2005-7-15 03:44 PM:


PC上用滑鼠+鍵盤更動行事曆資料的確比較方便，
但相較於PDA小畫面，要一次更動很多待辦事項或專案子項目到不同時間區段去還是很累..

[ Last edited by eValue on 2005-7-15 at 15:47 ]

好的PDA軟體，為因應市場需求都已經出現桌面端對應軟體。

eValue

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 03:51 PM:
心智圖在我的PDA上，如何使用現有軟體來實作

對於PDA小畫面如何展示複雜的心智圖，的確滿好奇的。

在PC上使用MindManager的感想：

「哇，好大一塊啊，看起來好像計畫很詳盡...其實貼到記事本裡只有一小段文字。」

到現在我還是覺得辦公室的部分人士愛用MindManager的原因是寫不出像樣的Word計畫文件，用MindManager隨便打下幾個思緒就好像已經發展了一堆計畫，
其實細看之下都是很無聊、已知的項目。

當然我知道心智圖有幫助發想的優點，只是我還沒看到真的有人用得好。
（除了在書店看到幾本心智圖的書，封面那棵心智圖大樹把我嚇得不敢買..）

[ Last edited by eValue on 2005-7-15 at 16:11 ]

eValue

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-15 03:52 PM:
如果你是主動的人，生活周遭環境又變遷迅速，那我建議您用GTD。

如果您生性比較被動，周遭環境變數不多，又比較希望別人或軟體來指導辦事的順序，那LB可以滿足您。但是LB學習門檻高。

如果您是求心安，LB可以帶來若干效果。如果您是想追求成果，那麼GTD值得您一試。

GTD是啥？請閱讀原著。

懷特兄故意把GTD跟LB分開，這不對喔...|)

eValue

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 03:54 PM:
冰小心傳奇，是誰?
希望這個不會太複雜，謝謝指教

創下PIL最短時間發文量的傳奇
http://forum.palmislife.com/viewthread.php?tid=50688&fpage=7

GTD討論串要加油喔...既沒有美少女也沒有好人團支援...

ctchiu1

Originally posted by eValue at 2005-7-15 03:44 PM:


然後加上像twhsi超大圖表以及ctchiu1超複雜的回覆，可望打敗冰小心傳奇..



[ Last edited by eValue on 2005-7-15 at 15:47 ]

大哥 ，謝謝你，不知你有沒有發現，我正為你的指教在把發言減短而努力中，廢話真的是太多了。

D.L.懷特

心智繪圖對我而言，主要是用來做個人與部門團隊腦力激盪，因此我只用MM軟體的腦力激盪模式。

另外，善於右腦思考者可以用MM來組織事物。

不用軟體的人，可以考慮A3紙張。PDA就沒有MM發展的空間。

didream

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-15 03:35 PM:


行事曆的時間變動已經比紙本行事曆方便許多，現在許多公司行號都已經用Outlook與Lotus Note來作為群組軟體。

傳統PDA Todo List的context/日期變動也是挺方便的。

現代PDA行事曆都有彈性，允許您做大幅度的變更!

行事曆可以說是我目前系統內，最重要的存在，可做為重新通盤檢討的指標
在執行"週檢視"的時候，第一項工作就是確定行事曆
因為日期、時間、環境、時機全部都能確保的，才會進行事曆
行事曆確定了，再檢討其他的待辦事項，考量意外因素
先將瓶內裝好大石頭(行程)，再決定是要放沙或礫(待辦)
就好像房間要先做好樑柱，其他的木板窗戶才再加上去
因為行事曆比待辦事項所需條件嚴格多了
一天可能只有一二項，
但是如果變了，同時也代表當天的主體性改變，就是自已的管理系統可行性有問題
必需確認問題所在，(甚至重做週檢視，這時候PDA行事曆的快速更動功能就很方便了)
避免一步錯，萬步錯！

D.L.懷特

Originally posted by eValue at 2005-7-15 04:04 PM:


懷特兄故意把GTD跟LB分開，這不對喔...|)

這不是＜啃得雞＞

LB是一套時間管理軟體，但是其邏輯與效果，跟GTD描述的不同。

David Allen發表GTD後，從來未曾替LB背書過。

D.L.懷特

Originally posted by didream at 2005-7-15 04:11 PM:


行事曆可以說是我目前系統內，最重要的存在，可做為重新通盤檢討的指標
在執行"週檢視"的時候，第一項工作就是確定行事曆
因為日期、時間、環境、時機全部都能確保的，才會進行事曆
行事曆確定了，再檢討其他的待辦事項，考量意外因素
先將瓶內裝好大石頭(行程)，再決定是要放沙或礫(待辦)
就好像房間要先做好樑柱，其他的木板窗戶才再加上去
因為行事曆比待辦事項所需條件嚴格多了
一天可能只有一二項，
但是如果變了，同時也代表當天的主體性改變，就是自已的管理系統可行性有問題
必需確認問題所在，(甚至重做週檢視，這時候PDA行事曆的快速更動功能就很方便了)
避免一步錯，萬步錯！

同意！這正是GTD能夠confronting reality的重要因素。

eValue

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-15 04:14 PM:
LB是一套時間管理軟體，但是其邏輯與效果，跟GTD描述的不同。
David Allen發表GTD後，從來未曾替LB背書過。

有不少LB使用者認為LB可作為GTD進階使用。
我今晚開始每天寫一封email給David Allen，問他可不可以用LB執行GTD...

嗯..要記在LB設重複事件...

ctchiu1

Originally posted by eValue at 2005-7-15 04:00 PM:

（除了在書店看到幾本心智圖的書，封面那棵心智圖大樹把我嚇得不敢買..）

[ Last edited by eValue on 2005-7-15 at 16:11 ]

大哥，恭喜你，那本書我有買，所以我跟你恭喜，但是也為自己慶幸，我在裡面那塊光碟中第一次發現有這種東西可以用，因為我是一個繪圖白痴，無法想像那種圖是怎麼畫出來的。

D.L.懷特

建議再寫一封給LB作者，建議該公司應該發表出自己的哲學，並不需要寄宿在GTD籬下。LB使用者眾，應該有這個實力的。

eValue

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-15 04:28 PM:
建議再寫一封給LB作者，建議該公司應該發表出自己的哲學，並不需要寄宿在GTD籬下。LB使用者眾，應該有這個實力的。

其實沒有一定要寄宿GTD下啊...原廠產品網頁左邊大塊圖連到這篇文章：

Life Balancing Getting Things Done and Franklin/Covey
http://www.writingonyourpalm.net/column040202.htm

你看！有Life Balance、有GTD、有光頭柯維，多美好啊...

ctchiu1

Life Balance is developed by the folks at LlamaGraphics, and they've been doing this for quite some time. The original version of Life Balance dates back to the Apple Newton, although they now have versions of the program for PalmOS, MacOS and Windows (no Pocket PC, sorry, although the Windows version is based on .NET, so it should be easily portable to Windows Mobile 2003 machines). Life Balance has an interesting philosophy. On the one hand it encourages you to do high level visioning and hierarchical planning, but on the other hand it's extremely context-focused and gives you simple, uncluttered lists of what really needs to be done.

LB的形成觀念在這兩者之前，工具的使用還是要靠人使用想像力才能發揚光大的。

didream

Originally posted by eValue at 2005-7-15 04:33 PM:


其實沒有一定要寄宿GTD下啊...原廠產品網頁左邊大塊圖連到這篇文章：

Life Balancing Getting Things Done and Franklin/Covey
http://www.writingonyourpalm.net/column040202.htm

你看！有Life Balance、有GTD、有光頭柯維，多美好啊...

事實上混合起來也沒什麼不好…
只是需注意會不會合起來後走火入魔…
事實上軟體是活的
這就是為什麼同樣是使用LB，每個人用法都不一樣
只要知道自已在做什麼，能達到目的就好啦！

eValue

Originally posted by didream at 2005-7-15 04:42 PM:


事實上混合起來也沒什麼不好…
只是需注意會不會合起來後走火入魔…
事實上軟體是活的
這就是為什麼同樣是使用LB，每個人用法都不一樣
只要知道自已在做什麼，能達到目的就好啦！

其實如果有耐心看完這篇入門介紹，
也不會覺得裡面有什麼GTD或Covey的學說，
就是這樣用下去就對了。8D

ctchiu1

懷特兄把MM拿來做腦力激盪之用，這是一個發散，我把 MM 拿來做學習之用，把書中一章縮到一張，這就是心智圖的使用，也是學習與應用的基本
  
學習要由繁入簡，發表要由簡入繁

D.L.懷特

Originally posted by eValue at 2005-7-15 04:46 PM:


其實如果有耐心看完這篇入門介紹，
也不會覺得裡面有什麼GTD或Covey的學說，
就是這樣用下去就對了。8D

2004年元月寫的?
您可以再做一下follow-up，問他使用近兩年的感想，有否達成他原先的目的。當初我也是看到這位先生(Writing on ur palm)的介紹，而第3次嘗試LB。

另外他的Slap用法，倒是頗具參考價值。

D.L.懷特

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 04:57 PM:
懷特兄把MM拿來做腦力激盪之用，這是一個發散，我把 MM 拿來做學習之用，把書中一章縮到一張，這就是心智圖的使用，也是學習與應用的基本
  
學習要由繁入簡，發表要由簡入繁

沒錯！很多學校也在教人利用MM講故事，加強記憶與做學習筆記，這對善於右腦思考者，有很大的幫助。

D.L.懷特

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 04:57 PM:
懷特兄把MM拿來做腦力激盪之用，這是一個發散，我把 MM 拿來做學習之用，把書中一章縮到一張，這就是心智圖的使用，也是學習與應用的基本
  
學習要由繁入簡，發表要由簡入繁

腦力激盪之後，就繼續用MM來歸納與整理，並不是只有發散。
8D

ctchiu1

觀念要靠實例來傳達，所以有時廢話真的很多，其實我覺得在pda上更可以發揮mm的效果(不是mindmanager)，靈感常是突然發生的

ctchiu1

只要有樹狀結構的東西，都可以用來做發散與收歛，我是這樣覺得的

eValue

Originally posted by ctchiu1 at 2005-7-15 05:11 PM:
只要有樹狀結構的東西，都可以用來做發散與收歛，我是這樣覺得的

那你是用LB還是其他軟體來達到MM的效果呢？