[GTD] 分享我最近用GTD 時間管理的心得+時間管理軟體實用技巧說明

ctchiu1

PC確實很方便，只不夠 "生命是我隨身攜帶的"，所以我把生命中發生的事放在我的PDA中
我也來一個提議
心智圖在我的PDA上，如何使用現有軟體來實作

ctchiu1

冰小心傳奇，是誰?
希望這個不會太複雜，謝謝指教

ctchiu1

Originally posted by eValue at 2005-7-15 03:44 PM:


然後加上像twhsi超大圖表以及ctchiu1超複雜的回覆，可望打敗冰小心傳奇..



[ Last edited by eValue on 2005-7-15 at 15:47 ]

大哥 ，謝謝你，不知你有沒有發現，我正為你的指教在把發言減短而努力中，廢話真的是太多了。

ctchiu1

Originally posted by eValue at 2005-7-15 04:00 PM:

（除了在書店看到幾本心智圖的書，封面那棵心智圖大樹把我嚇得不敢買..）

[ Last edited by eValue on 2005-7-15 at 16:11 ]

大哥，恭喜你，那本書我有買，所以我跟你恭喜，但是也為自己慶幸，我在裡面那塊光碟中第一次發現有這種東西可以用，因為我是一個繪圖白痴，無法想像那種圖是怎麼畫出來的。

ctchiu1

Life Balance is developed by the folks at LlamaGraphics, and they've been doing this for quite some time. The original version of Life Balance dates back to the Apple Newton, although they now have versions of the program for PalmOS, MacOS and Windows (no Pocket PC, sorry, although the Windows version is based on .NET, so it should be easily portable to Windows Mobile 2003 machines). Life Balance has an interesting philosophy. On the one hand it encourages you to do high level visioning and hierarchical planning, but on the other hand it's extremely context-focused and gives you simple, uncluttered lists of what really needs to be done.

LB的形成觀念在這兩者之前，工具的使用還是要靠人使用想像力才能發揚光大的。

ctchiu1

懷特兄把MM拿來做腦力激盪之用，這是一個發散，我把 MM 拿來做學習之用，把書中一章縮到一張，這就是心智圖的使用，也是學習與應用的基本
  
學習要由繁入簡，發表要由簡入繁

ctchiu1

觀念要靠實例來傳達，所以有時廢話真的很多，其實我覺得在pda上更可以發揮mm的效果(不是mindmanager)，靈感常是突然發生的

ctchiu1

只要有樹狀結構的東西，都可以用來做發散與收歛，我是這樣覺得的

ctchiu1

請給建議，不過現成的是有一個
九宮格軟體(mandal-art) 日本人今泉提出的觀念

ctchiu1

我看了冰小心傳奇，天啊，這裡真的是人才濟濟，努力中。

ctchiu1

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-15 03:52 PM:
如果你是主動的人，生活周遭環境又變遷迅速，那我建議您用GTD。

如果您生性比較被動，周遭環境變數不多，又比較希望別人或軟體來指導辦事的順序，那LB可以滿足您。但是LB學習門檻高。

如果您是求心安，LB可以帶來若干效果。如果您是想追求成果，那麼GTD值得您一試。

GTD是啥？請閱讀原著。

懷特兄，關於gtd的五個要點，如何使用LB來實行，請見前文，我有做實例說明，請指教。為何LB不是實行GTD的工具，另外，收件匣的增加，使你不但可以收集資料，可以預想未來，更可以收藏過去，除了有時間性的約會(BY DATEBOOK)，無時間性的ONCE_TASK,更可以主動安排自己工作的時間，除此之外，使用TLI更可以隨時觀視自己生活的重心所在，不致偏頗不靈，工作上，可以同時把時間，地點，資源聚集在一起。我的認為是 LB 的觀念己包含了 DATEBOOK & TODO ，是否有那些地方是我沒有注意到的，請不吝說明。

PS:當然我不是只使用LB來實行GTD,而是三合一(LB+DAYNOTEZ+SLAP)
SLAP是未知而臨時發生事情時的記錄資料用，一直沒有提到這個

ctchiu1

Originally posted by eValue at 2005-7-15 05:15 PM:


那你是用LB還是其他軟體來達到MM的效果呢？

並無不可，如下
主題: (專案)
      問題
            過去
             可能性
              有沒有人做過
      問題
      可能性
            資源
            找得到專家嗎:
                某某曾經提過
       可能性
       想法
        
每一個主題都可以發散為其他的次要主題，一直到TASK 出現，這也是心智圖的一種運用吧

ctchiu1

哈，還在享受之中，你好，沒有出去呀，把這裡當MSM了

ctchiu1

Originally posted by D.L.懷特 at 2005-7-16 12:35 AM:


只要您有閱讀過GTD原著，而不是只參考各論壇的GTD應用方法，並且您信任LB的todo List，那就持續您目前的作法吧！
可是等到有一天，發覺行不通時，您再將GTD閱讀一次後，應該會有另一番體會的。
太複雜的軟體，會讓人專注於細節，而忘記實際外在效果。您相信LB credits的累積，真的可以平衡生活？您相信credit points可以1+1=2? or 1=1?您相信LB的todo list排序？

您不知道後天該做啥事，您也可能不知明天出門在外有哪些errands可以做，因為LB的相關todo item尚未pop-up，GTD說Do的種類有三種：
1)先前就已經定義好的工作
2)正在定義您的工作
3)直接做臨時發生的事情
但是使用了LB後，您還要加上第4點：Do it as it pop-up

1)先前就已經定義好的工作
2)正在定義您的工作
3)直接做臨時發生的事情
但是使用了LB後，您還要加上第4點：Do it as it pop-up


昨天睡前看了一下懷特兄提出的問題，就此提出一個回應

問題解析
     時間未到時，無法得知有什麼事要做，造成miss

狀況模擬
(時域性)

A地a時 (open)

B地b時(open)

在A地a時(open) 狀態下，因突發狀況，移動到B地
check B地(open) 有 何事要處理
B地a時，因為時間未到，只顯示無時間性的once_task
移動至B地
B地b時 時域性事件 pop_up
因為未做準備，時域性task無法處理
造成不可信賴之系統

解決
        作業時，以 PLACE+OPEN 作業
            檢查時，以 PLACE+ALL 檢查

日期性
  
    尚未想到情境模擬
   
想法
    由於日期性的約會，通常為
    一、有對象，要改變，必須關係者共同同意，所以異動時，由使用者修改LB的TASK時間，這點是目前的想法
   二、循環性活動，這個如繳費，驗車等性質時，不易變動
   三，自己想做的，排做行程，因為是自己想做，所以要改時間，一定是自己有想到，這個易解
   其餘，尚未想到，請大家一起動腦吧


結論
      系統果然複雜，這個工具果然要在邊用時邊學，更要一邊調整
      系統的使用，必須要自行調整去配合自己的生活起居，觀念有了，使用各人均不相同，不要把 別人的生活方式套到自己頭上。
休息是解決問題的好方法，有事時，不妨帶著問題一起入睡，早上起來，再想想有無解法

ctchiu1

Originally posted by willieorca at 2005-7-16 01:33 AM:


我真的只是新手，玩了幾天，我同意懷特兄的觀點(如果我沒有誤解的話)
LB只是一種工具，AI不夠，太依賴它，不行。
而若是落入了一定要把它搞成萬能，鉅細靡遺，不但不可能，也會花掉不少力氣，變成捨本逐末。

我想起了人類不斷努力想做出真正完美的AI，但是我相信沒有人願意也能夠只靠這個所謂"完美的AI"來生活。

我暫時還不會放棄LB(還在試用階段)，但是這一串的討論，讓我明白了LB的限制，謝謝各位前輩精采的論戰!!

這個是討論，不是論戰，只是我一個使用上的後輩跟前輩之間的交流而已，不過我想不要希望 你的使用物品 有那麼足夠的AI可以幫你決定你的生活，所有的工具都只是輔助，生命還是要靠自己來決定，"下一步"吧

ctchiu1

使用這套系統後，我的想法是這樣

事隨地走，按時間變動

所以說:工具的使用還是要因人而異，大概是我的生活比較單純吧，所以沒有想到這麼多，不夠有人針對自己的處境提出想法，如果有人在類似情形下，可以參考。謝謝

ctchiu1

文件抓下來了，軟體安裝了，結果不能看，不能看

好想看，好想看...................................

ctchiu1

可以請問一下嗎，準會員是用來幹什麼的?

ctchiu1

Originally posted by moe at 2005-7-16 01:39 PM:


你有裝 JAVA RUNTIME 嗎?
FREEMIND 是用 JAVA技術，不能看是不是因為沒有JVM?

大哥，總算看到了，好大的圖啊，突發奇想，如果能隨身帶著不知道有多好，我開了一個欄位，大哥來捧場一下吧!

ctchiu1

m(^V^)m 開 了個欄位，請大家捧給場吧。
                                        有關心智圖法的使用

                                                                            ctchiu1

ctchiu1

場合的實例

Originally posted by zombie at 2005-7-13 09:30 AM:


目前，我LifeBalance裡的Place分為四大類:
1. @開頭，虛擬的地點，在"Doing"階段唯一會看的Place
2. #開頭，實際上的地點，如辦公室，台中、新竹等等
3. !開頭，需要使用到的特殊設備，如電腦、電話，PDA，或持定軟體等等
4. 其他，如Project, no where, 這些只是為了方便性建出來的Places

所有@開頭的虛擬地點，只是為了解決有些事能夠在一個以上的地點做的這種狀況。
而2, 3類只是為了在設定個別action的時候，能夠比較快速的設好Place，因為Life Balance的Place可以直接用"寫入"的方式，而不用從Place選單中選取，配合PopUp或是shortcut，就能夠減少很多輸入的時間。

自從 半年前買了 搞定 一書後，約四個月前開始認真的去使用LB,開始時，學別人，學書上，甚至連銀行，郵局都有各自設定場合，其間光TLI的項目改了四次，PLACE的部分已經被我改了十幾次了，所以我認為這個必須由自己去調整，但是這幾天討論下來，好像不用實例，大家很難去理解，可能是自己的表達能力太差吧，我以自己目前的使用方法為例，請大家參考

家（NO DAY,NO TIME)(INCLUDE  HOME_am,home_PM,HOME_X,weekend)
辦公室（　NO DAY,NO TIME)(INCLUDE OFF_AM,OFF_PM,OFF_X,weekend)
室外（NO DAY,NO TIME)(OFF_FREE,HOME_FREE,FREE,weekend)

HOME_AM( 一～五）AM 03:00~ 08:00)
HOME_PM (一～五　1700-2400)
HOME_X(ALL DAYI,ALL TIME)

OFF_AM( 一～五）AM 08:00~ 1230)
OFF_PM (一～五　1230-1800)
OFF_X(ALL DAYI,ALL TIME)

OFF_FREE( 1130-1330)
HOME_FREE (1530-2200)
FREE(ALL DAY,ALL TIME)

WEEKEND( 六～日　ALL TIME)

使用時，在TODO LIST中，主要看上面三個中文的項目
排定工作時程時，使用下面英文的項目排定
還有一些設定，有時有些事情在某段時間會去某場所多次，臨時設定上去，案結束就移除了

也就是說，去銀行，這種我並不設定場合，如果要去領錢或繳費，我會依時間性質，直接排定為　OFF_FREE，如果有限制如去國泰銀行，則在事件後加上＠國泰銀行

PLACE的設定是為了排定工作，而不是為了限制我們，地點是你生活中的重心，而工作的重心仍然是時間的設定在場合，而決定權還是在你身上，不要讓其他的來決定你的生活，彈性就是你身為人類最好的武器。

就如同目前的應用程式三層的架構

DATABASE(sql)　智慧型的資源－－－－－－－－－－PDA
商業邏輯層(判斷，分類，選擇）－－－－－－－－－你自己的頭腦
展現層－－－－－－－－－－－－－－－－－－－－動作的實作

好像又說得太多了，請大家指教，如果我表達得不好，請大家協助一下，看有那些是我須要改進的。謝謝


[ Last edited by ctchiu1 on 2005-7-17 at 09:26 ]

ctchiu1

想法

Originally posted by twhsi at 2005-7-17 05:41 AM:


沒人感興趣嗎?
或許是一個冷話題

或許不是很冷，而是題目太棒了，大家真正列入思考，而不願意隨便發言吧，也許有這個開端，我們的網路會如此發展
　平天下
　　治國
　　　齊家
　　　　修身
　　　　　處世
　　　　　　為人
　　　　　　
公司管理
　　專案管理
　　　　事件管理
　　　　　資源管理
　　　　　時間管理
　　　　　　公司時間
　　　　　　個人時間　
　　　　　　　　gTD
                                     LIFEBALANCE
                                     DATEBOOK+TODL
                                      ?????
也許真的發展下來，以後這個想法會變成一個智慧結晶也說不定。

[ Last edited by ctchiu1 on 2005-7-17 at 08:50 ]

ctchiu1

小技巧
      在使用LB設定場合的時間時，在palm的hour設定時，下面有日期，及開始和結束時間的設定

直接在這兩個小方格中，使用觸控筆由左向右，或由右向往劃過去，可以快速設定時間，有興趣，可以試看看
|)

ctchiu1

人生的過程真的很像爬山，看著山頂(目標，不過你也先要有看到)，那麼高的地方，沿途還不知道有多少的危險，挫折(變化)，唯一能使用的就是自己的雙腿，那麼高，那麼陡，回想一下，爬那麼高值得嗎?(開始前的遲疑，山上的陽光真的有那麼燦爛嗎?)

一旦決定，你真的要馬上動身嗎?有那些東西要準備(計畫)，要組團才出發嗎?(支援)，這些都決定後，你開始踏出了第一步。（最重要）

過程中，充滿了變化(計畫修正)，有爭議(要不要放棄)，有同伴退出(拆夥)，有工具遺失(資源不足)，在排除萬難後，你終於攻項成功，你看到了完整的太陽，受到了感動，相信自己沒有白活，把自己的雙手攤開，學著鐵達尼號的經典畫面，高喊著"I am the king of the world"，然後你遊目四望，你發現了山外還有更高的山，你要再去挑戰嗎?（目標再修正）這麼累的過程，值得嗎?（反省）帶著成功的感動（熱情），你決定要再一次去挑戰。

然後呢?你是不是要先下山，才能去爬另一座山(要回到原點，這裡的成功是你的喜悅，不要把不需要的態度帶到另一個地方去，要放空自己)，然後你重新一次的loop，不過這次的層級不同了，經驗不同了，同伴也不同了，

人生不過就是這麼一回事吧？沒有走出第一步，你不會知道成功是什麼滋味，沒有成功過，你無法知道原來還有另外的成功，不到另一個層級，你無法了解自己的不足，只不夠在這種不停的LOOP中，你的目標已經開始了轉移，大部分成功的人，到最後，他們挑戰的，都已經是自己的極限了。

ctchiu1

Originally posted by zombie at 2005-7-19 11:06 AM:
我也是用LB當作主要的Action 管理工具，不過，最近在聽Getting things done fast 的CDs(這套CD真是貴啊，不過，David Co. 好像已經不賣了，搶在最後買了一套)，
裡面David一再提到一個好的個人管理工具(他一直不把GTD當作"時間"管理工具，因為，時間是沒辦法管理的，只能管理自己)，應該能做到: 現在是早上10:30，我接下來應該要做什麼。或是，半小時候我有個會要參加，現在有那些事情是我可以做的。

選擇做什麼action的原則，則是依著地點、時間等順序在作選擇。而行事曆中的約會，是屬於hard landscape，也就是，「如果不在約定的時間做完，我就死定了！」，是不可侵犯的。而一個Project，不會單單只有actions和appointment，還會有一些project reference，也就是在執行該project相關的行動時，需要的相關資料，包含project的logs。

以此架構，之前懷特兄提到的以LB來回答接下來兩週的待辦事項之類的問題，似乎得從Project reference的方向來回答會比較合適，只有這個角度才有對各個 project 本身比較完整的資料，以及整個project的始末。

在Someday maybe方面，David提出的想法比較像是只要是我這星期不打算做的事情，就丟到Someday maybe去，主要目 ...

這麼多天來，一直想表達的想法，在這麼一篇中就讓人講完了，人生果然是一場永無止境的學習啊，我要把這一篇放到我的PDA中，去學習如何去歸納自己的想法，去表達自己的意念，感謝你

ctchiu1

見 最後期限:巴頓將軍與隆美爾一戰

    "將領的工作，在戰爭開始的時候已經結束"

東西文化下的結晶，總是殊途同歸的

ctchiu1

速戰速決，是時間管理上的一大戰略，但是最好能配合"適時適地"以作發展

時間不對:造成等待
地點不對:徒惹心煩

東風不到，全功盡棄

LB對我的啟發，該是這點吧!

[ Last edited by ctchiu1 on 2005-7-21 at 13:23 ]

ctchiu1

Twhsi兄
   上圖的內容，似乎有許多知識可以獲取，方便就你的上課內容，有何心得，提供分享嗎?謝謝v(^.^)v

不加施教，是一種更深一層的保護，以此方式，父母所花費的工夫，將遠遠超過現今一些父母所言 的"我這是為你好..."的心血。
                                                                                              ctchiu1 上

[ Last edited by ctchiu1 on 2005-7-21 at 13:44 ]