[GTD] GTD軟體使用實務研討＋Ready for Anything書籍討論（2005.11 NEW）

twhsi

49/52 Small things,done consisitenly,create major impact
例行的小事是造就最後成果的關鍵

關鍵的小行動
生命中真正的改變並不是一瞬間突然出現，而是在持續不斷的小行動中後產生。例如，不斷投資你收入的一部分，每週定時的運動課程，持續和你的員工或家庭分享想法，每日定時的作冥想及沉思，這些都是造成明顯改變的關鍵行動，是這些累積的小行動造就一切的不同。

一位顧客的話
對於GTD這樣一種工作流程的方法，一個有睿智的顧客曾經給David Allen一些有趣的回饋，他說"GTD扮演的是關鍵20％的角色，沒有一個人能發揮自己到200%的實力，但是一個人若是每次都落後進度10%,你每天都會覺得垂頭喪氣，相對的，運用GTD的人，若都能做到每天超前10％進度，你就能因此在工作及家庭上建立起極大的自信。這樣累積的20％差距，是造就一切不同的關鍵。由落後的這一端到超前的這一端，就是一種量子跳躍的現象。GTD是如此簡單而基本，卻有能力造成很大的不同。"

GTD是80/20法則的關鍵20％
GTD是一種方法，這個方法去定義任務，決定行動及完整而徹底掌握他們。
它並不是一種新的技巧或行為，而是將重要可作的事放在眼前，讓我們解決現實世界的各種問題，而不是亂七八糟堆積到最後，造成生產力低落。就如同這位顧客所言，每天你掌握10％超前，別人卻是10％落後，即使GTD和別的方法看起來如此類似，但就是這樣的差距決定了一切的不同。

持續的負面小事帶來的後果
但是吊詭的是，如果我們堅持執行的是小小的負面行為，也會獲得可怕的意料之外結果。例如習慣性的自我貶低對話，表面上看來影響很小，但是最後終將降低我們的自尊心。不做好下一步行動規劃，缺乏組織方法，生活中角色無法平衡及拖延行動，可以造成生活中突發事件不斷，生產力下滑，家庭關係破裂，自己也對自己產生負面評價，這樣累積起來，就是現代人工作壓力的成因，這是我們要注意的。

結論
量變的不斷積累必然會導致質變，我們持續進行小小行動其實就是關鍵。小小關鍵決定了我們的最後結果，所以養成好習慣，採用好的工作方法來做事，其實相當重要。你今天GTD了嗎？讓我們改變我們的小行動吧。

本篇的相關討論可到
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/4507876

twhsi

48/52 You don't have time to do any project
你沒有時間去完成任何任務

你沒有時間去完成任何任務
在GTD中，任務是需要一項以上的下一步行動，才能完成預期結果的計畫。很多人都說他們很忙碌，沒有時間去完成任務，事實也是如此，你只能執行許多下一步行動，而非任務。對於每個任務，我們心中都有一個完成後的圖像(例如繳完年度所得稅了，減肥6公斤，舉辦為老爸60歲大壽的生日party等)，是這些下一步行動，堆動堆砌整個狀況合乎你想要的內心圖像，這是我們心中的"完成"一個任務，事實上，我們並沒有完成任務，我們能完成的是很多下一步行動。
由於人們往往只想要完成任務，並未將最合適的下一步行動找出來，心中就會覺得自己並沒有時間去完成任務，沒有時間成為我們不針對任務採取任何行動的藉口。其實許多的懸而未決的關鍵任務，常常在找出合適的下一步行動後，兩分鐘內就解決掉了。

（譯按： 對於任務的討論你可參閱 http://www.gtder.org/ 3. 個人工作流程系統 >   3.4 可行動項目:任務 清單）

為何你現在不對長期任務採取行動？
你是否因為有些任務（project這個字一般翻譯為計畫，為避免混淆，GTD中稱為任務）是長期任務（Long term project），就避免對這些任務採取任何行動？在舉辦GTD研討會的經驗裡，David Allen發現，如果把任務標上"長期"兩個字（如擬定個人投資策略，公司組織重新檢討等）。當他問到"這些任務的下一步行動為何？"。常常只有一些不好意思的答案"因為這是一個長期任務，所以........."，這一個章節就是在討論如何推動長期任務。

長期任務清單和"Someday/Maybe”清單
在長期任務和"Someday/Maybe”這兩種GTD中的分類，有一個微妙但是重要的差別之處-每一個任務都有一個open loop要儘快關閉關閉，也就是說，你必須有至少一個下一步行動去執行，否則這個open loop關不起來。
所以如果你真的要完成你的任務，不論你的任務有多長期，你都可以有一些行動你可以"儘快"去作，就算你的任務是"登上火星"，你也可以想出"打電話給Fred談談登上火星要多少預算。"的一個可以儘快完成的下一步行動。
於是我們知道"Someday/Maybe”清單，和長期任務清單的最大不同是，如果你真的很想完成歸入長期任務清單的事情，你都必須有一個下一步行動。擁有"Someday/Maybe”清單是很棒的事（David Allen說他擁有的清單超過100個事項），但是要弄清這兩個清單的不同，才不會延緩你"儘快去作"去作下一步行動的腳步。

（譯按： 對於"Someday/Maybe”清單的討論你可參閱 http://www.gtder.org/  3. 個人工作流程系統 >  3.2 不可行動項目:孵化事項）
（譯按： "open loop"在中譯本翻譯成問題匣，進入你的腦袋的未完成的事項，open loop處理不得當或拖延不處理，就可能會惹出更大麻煩）

解決問題的方式
最容易澆熄我們動機的方式往往就是把一些好任務標上長期（Long term ）的標籤，一旦看到這些長期任務清單，我們就給自己一個藉口，推延並等待，我們的動機就因此而逐漸冷卻。擁有一些短期而可執行的任務是完成長期任務的好方法，擁有一些這一兩小時或一兩天就可以去做的下一步行動，可以讓我們重新發現處理這些任務的動力，達成我們的夢想。

結論
本章並不好讀，但是本章提到了GTD一個重要觀念"任務"，及其與下一步行動的關係，這也是GTD相當精華的所在，請大家好好研究一下，相信這樣的努力，會讓您在生活中"搞定"一切前輩小小的事情。

你也可以在我的BLOG內發表對本章感想
http://blog.xuite.net/twhsi/Blog/4558437

twhsi

zombie兄出面了，
果然一出手就知有沒有 :>
今天早上針對這個問題我也做了一下功課
看看了GTD的原著及大陸人翻的電子版
列了一些書中的概念如下

Open loop問題匣（也有人翻譯成"懸而未決的問題"）
在GTD英文版的第一次出現在 P.12
Anything that does not belong where it is, the way it is, is an "open loop" pulling on your attention
任何沒有找到應有的位置和恰當的存在方式的任何事物，都會佔據著我們的注意力，成為問題匣。它將消磨你的心力，阻礙你思考那些真正重要的事情。

對於每一個問題匣，最好的處理方法是找出一目了然的具體下一步行動

每週你再次瀏覽未完成的工作和問題匣，我把這稱之為一萬英尺高度檢視。

確保所有問題匣在各種清單中都有自己的位置

系統僅僅為你所有問題匣和選擇的行動提供了一個位置，因此，你的大腦就能更加輕鬆自如地完全憑直覺作出決策。

當一個組織機構中的每一項工作、每一個問題匣都處於監控之中時，一個新的公司文化就誕生了。

如果問題匣沒有全部得到應有的照顧，那麼這些問題將在群體的內部逐漸地放大和擴張，企業文化將遭受到傷害。


PCLIN的問題很好，我也會將問與答放在自己的BLOG中。
也為您加油，我覺得每天早上看看READY FOR ANYTHING並查查字典，是對心靈很好的磨練。

[ Last edited by twhsi on 2005-12-9 at 07:34 ]

twhsi

看不到，想看心智圖和GTD合流的方式說
由中華電信連，跑的好慢